Digitale transformatie en archieven

De ene archiefdienst is de andere niet. En dat merk je aan de dienstverlening. In de inventarissen van enkele archiefinstellingen vind ik de beschrijving van registers die wellicht een spoor van Catry kunnen bevatten.  In de buitenlandse archiefinstelling blijken deze registers zelfs gedigitaliseerd te zijn, alleen zijn de databank en de scans enkel ter plaatse raadpleegbaar in de leeszaal. Toch maar even een poging wagen en in mijn beste Frans hen verzoeken of ze snel even willen zoeken in de databank. Helaas, ik ontvang enkel een standaardantwoord met de mededeling dat ik welkom ben in de leeszaal. Zut. Dan heb ik meer geluk dichter bij huis. In een archief in ons Franstalig landsdeel zijn de registers niet gedigitaliseerd, maar de archiefcollega is niet te beroerd om even het depot in te lopen en de registers te raadplegen. Ze verontschuldigt zich zelfs omdat ik even geduld moet oefenen: ze werkt enkele dagen van thuis uit, maar de eerstvolgende werkdag in het archief gaat ze voor m

Als archivaris weet ik van een aantal archiefdiensten welke toepassing ze gebruiken voor het beheren en het beschrijven van de archieven. Eén van de archiefdiensten met relevante archieven over Catry werkt met een toepassing die bijzonder hoog staat aangeschreven in de archiefwereld. Alleen merk ik daar als gebruiker niet zo veel van. In het archievenoverzicht hangen nog heel veel ongepubliceerde beschrijvingen. Online gebruikers weten dit niet. Ik weet dit dankzij de archiefmedewerkers (mail en leeszaalbezoek). Ik kan daar wel een export van ontvangen, maar dat productieproces neemt naar verluidt veel tijd in beslag. En dat merk ik ook: er zitten meerdere dagen tussen vraag en antwoord.

Opvallend: andere leeszaalbezoekers die een dorstje hebben, hun flesje cola/water gewoon bij zich hebben in de leeszaal en er geregeld van nippen. Drinken is dus toegestaan in bepaalde leeszalen. Dit zijn dan leeszalen met aandacht voor de klantnoden en -beleving?

Vandaag opnieuw leeszaalbezoek. De aangevraagde inventarisnummers lagen voor me klaar aan de balie bij de studiezaalmedewerker. In dit archief mag je slechts 1 inventarisnummer tegelijk raadplegen. Als archivaris begrijp ik de logica: vermijden dat archiefgebruikers stukken uit verschillende inventarisnummers verkeerd opbergen. Als archiefgebruiker betekende dit echter dat ik gedurende anderhalf uur de leeszaalvoorzitter heb gemonopoliseerd. De inventarisnummers met briefwisseling van 1 jaar bleken dikwijls amper maar een paar brieven te bevatten. Op enkele minuten tijd had ik 1 inventarisnummer geraadpleegd. Soms volstond zelfs 1 blik op de inhoud van de omslag om te zien dat er geen brieven mbt Catry aanwezig waren.  De studiezaalvoorzitter was dus mijn persoonlijke assistent en kon enkel bezig zijn met het ontvangen en overhandigen van inventarisnummers. Tijd voor ander werk had de brave man niet. Ik voelde me er ongemakkelijk bij en heb me een paar keer verontschuldigd.

Ik bereid mijn volgende leeszaalbezoek voor. Ik moet hiervoor spreekwoordelijk naar de andere kant van het land. Best goed voorbereiden en opnieuw proberen er het maximale uit te halen. Af en toe is een archiefraadpleging een "long shot": op basis van de archiefbeschrijving weet ik op voorhand niet of er stukken mbt Catry aanwezig zijn, maar gelet op de context is er een realistische kans. Dit is nu ook het geval: ik wil het archief van een goede vriend van Catry raadplegen. Ik weet op basis van een ander archief dat ze met elkaar correspondeerden en ik acht de kans groot dat in het archief nog relevante stukken zijn bewaard.  In de inventaris vind ik de beschrijvingen van de briefwisseling terug. Alle brieven van 1 jaar hebben in dit archief 1 inventarisnummer gekregen. Voor de periode 1903-1941 betekent dit dus 39 inventarisnummers. Naast briefwisseling wil ik ook nog andere archiefstukken raadplegen.  Opnieuw verloopt alle voorbereiding van dit leeszaalbezoek via e-mail. V

Het archief is zoek! Ik vind bij een tweetal archieven beschrijvingen die me interesseren, maar de stukken blijken onvindbaar. Eén archief meldt dat de archiefdoos zoek is, het andere archief meldt dat de datering van de jaargangen verkeerd is. Ik ben ontgoocheld. Ik had me al verlekkerd op het raadplegen van deze stukken en was hoopvol dat ze me nieuwe informatie over Catry zouden verschaffen. Soit, kan gebeuren. Alle begrip. Iets minder voor het feit dat de beschrijvingen niet worden aangepast. Zo worden ook andere archiefgebruikers op het verkeerde been gezet.

Ik ben volop brieven van Albert Catry aan het raadplegen (lees: fotograferen). De - overigens zeer vriendelijke en behulpzame - leeszaalvoorzitter heeft blijkbaar zo meteen een online vergadering want is druk in de weer om een headset op haar pc aan te sluiten. Of zou ze naar wat muziek luisteren?  Nee, het blijkt toch een vergadering te zijn. Ze heeft een afspraak met een archiefcollega om samen de openstaande mails in de postbus van de archiefdienst te overlopen. Ik fotografeer verder, maar kan niet verhinderen dat ik de conversatie meevolg. De e-mails worden 1 voor 1 overlopen: de naam van de afzender, het onderwerp, de vraag en haar voorstel van antwoord. Er zijn blijkbaar wel wat openstaande e-mails want dit overleg duurt nu al bijna een half uur. Enkele afzenders ken ik en hier en daar zou ik het antwoord willen aanvullen. Maar ik fotografeer naarstig verder.

Het valt mij op dat op de meeste websites die gedigitaliseerde archieven en kranten beschikbaar stellen de functionaliteiten voor het downloaden van de beelden uitgeschakeld zijn. Blijkbaar vinden bibliotheken en archieven het niet zo fijn dat gebruikers de beelden kunnen downloaden. Voor auteursrechtelijk beschermd materiaal kan ik dat natuurlijk wel begrijpen, alleen is het online beschikbaarstellen al een overtreding op zich. Waarom dan verhinderen dat ik zelf een kopie voor privé-doeleinden kan downloaden? Voor auteursrechtvrij materiaal begrijp ik dit helemaal niet: waarom proberen te verhinderen dat archiefgebruikers hun eigen digitale kopie kunnen bewaren? Ik schrijf bewust "proberen", want bij alle websites vind ik wel een manier om de beelden te downloaden en zo mijn bronnen lokaal op te slaan. Waarom het archiefgebruikers moeilijk maken?

Het blijft lastig om het archiefonderzoek uit te voeren. Leeszalen van archieven zijn enkel open op werkdagen en tijdens kantooruren. Nu en dan kan ik eens een paar uren bij een archief langs gaan, maar dat vergt een hele organisatie en heel veel heen-en-weer gemail met de archiefinstellingen. Gelukkig zijn de leeszaalmedewerkers heel behulpzaam en is er veel begrip voor een last minute aanvraag. De tijd tussendoor weet ik zinvol te besteden met een uitgebreid krantenonderzoek. De voorbije 10 jaren werden heel wat krantencollecties gedigitaliseerd en de meesten zijn online beschikbaar. Ik maak graag gebruik van de full text searchmogelijkheden, maar ben me ook bewust van de valkuilen. Er zijn wel enkele varianten in de schrijfwijze van de naam Catry mogelijk. Nu en dan blijkt de full text indexering ook niet feilloos te zijn. De meeste kranten wil ik echter systematisch doornemen, en dat blijkt niet altijd voor de hand te liggen. Dat is wat zoeken want deze 'ingang' is in de me

Albert Catry was oorlogsvrijwilliger tijdens de Eerste Wereldoorlog. Hij promoveerde meermaals tijdens de oorlog en na de oorlog werd hij retroactief benoemd tot officier. In het archief van defensie moet dus wel een persoonsdossier van Catry aanwezig zijn. Ik vind op de website inderdaad een verwijzing naar zijn persoonsdossier terug. Ik kan het ter plaatse raadplegen of ik kan het voor me laten digitaliseren. Dat laatste kost natuurlijk wel iets, maar de keuze is snel gemaakt: een dagje Brussel om 1 dossier te raadplegen kost me meer dan de kostprijs voor de reproductie. Vandaag ontvang ik de scans. Joehoe! Ik ontvang een e-mail met een PDF in bijlage. Die PDF bevat niet de opnamen van de stukken, maar bevat de URL's voor het downloaden van de beelden. Dat wordt dus weer meerdere keren op "Opslaan als..." klikken. En ja, ze hadden die links ook gewoon in de mail zelf mogen vermelden. Had me ook nog een klik bespaard: het openen van de PDF.

Ik slaag er in om een groepsfoto met Catry te dateren. In de inventaris staat de foto beschreven als zonder datum. Even een mail sturen naar de archiefinstelling met de achterhaalde datum en mijn bronnen hiervoor. Geen respons op mijn bericht. (Ook een jaar later wordt in de online beschrijving mijn datering nog niet vermeld. Uit collegialiteit blijf ik aanvullingen en correcties op archiefbeschrijvingen doorsturen, maar zouden anderen dat ook blijven doen?)

Antwoord van de archiefinstelling met het digitaal depot: ik kan de gedigitaliseerde stukken raadplegen. Ze worden voor me klaargezet op een FTP-server en ik ontvang later de downloadlinks. Geen raadpleging vanuit de inventaris of de website van de archiefinstelling. Nog een andere look and feel dus. Dat is dan nummer 4 tijdens mijn klantenreis: 1 voor de online archiefinventaris, 1 voor het aanmeldscherm van het digitaal depot, 1 voor het online aanvraagformulier en 1 voor de FTP-download. De link die bij de online archiefbeschrijving wordt getoond is dus niet voor een externe gebruiker bedoeld. Waarom wordt die getoond of gepubliceerd?

Gisteren opnieuw een e-mail naar een archief gestuurd: met het verzoek om digitale inventarissen of plaatsingslijsten door te mailen. Vandaag in de loop van de dag antwoord ontvangen: de leeszaalmedewerker werkt vandaag van thuis uit en kan pas morgen de documenten doorsturen.

Ik ben thuis mijn opnames van de gefotografeerde archiefstukken aan het doornemen. Veel van die archiefdocumenten werden destijds ook door mijn promotor Louis Vos geraadpleegd. Veel brieven hebben betrekking op het studententijdschrijft de Vlaamsche Vlagge. Catry werd in 1925 titelvoerend beheerder van het tijdschrift. Vos beschreef dit uitgebreid in zijn boek over de Vlaamsche Vlagge. Wacht eens... Vos verwijst naar een brief die ik niet terugvind in mijn opnames. Ik heb nochtans de volledige map gefotografeerd, of toch niet? Ik blader meerdere keren door de foto's. De opnames zijn gesorteerd volgens hun fysieke ordening in de map. Het valt me op dat dit niet chronologisch is. Ik besluit de foto's chronologisch te ordenen zodat ik het verloop van de feiten correct kan reconstrueren en interpreteren. Ik vind wel een brief met dezelfde datum , maar die is niet gericht aan de geadresseerde die Vos vermeldt. Uit het chronologisch verloop van de feiten kan de brief niet aan Leo Dum

Vandaag ging ik bij 2 archiefinstellingen langs. Alles is prima verlopen. Ik heb alle aangevraagde stukken kunnen raadplegen. Raadplegen is eigenlijk niet correct: ik heb de relevantie stukken gewoon gefotografeerd. Tijd om de stukken ter plaatse te lezen heb ik niet. Mijn vakantiedagen zijn niet onuitputtelijk: ik maak met mijn smartphone foto's van alle archiefdocumenten en hun referenties. De stukken lees ik dan wel thuis in mijn vrije tijd. Een leeszaal is voor mij een fotografeerzaal. Dat betekent dat ik maar weinig op een stoel zit bij het doornemen van de archieven en dat het soms wat sukkelen is om een goede belichting te hebben. Gelukkig heeft mijn smartphone een goede camera en een grote opslagcapaciteit. De aangevraagde stukken en dozen staan in beide leeszalen op mij te wachten bij mijn aankomst. De dozen en omslagen staan allemaal klaar op de tafel die voor mij is gereserveerd. Dat is heel fijn. Ik hoef niet inventarisnummer per inventarisnummer aan een balie op te hal

Antwoord van de instelling met het digitaal depot: ik moet een formulier invullen. Het formulier is gelukkig een online formulier, maar staat volledig los van de opzoek- en raadpleegflow. Gevolg: ik moet alle gegevens manueel invoeren. Ook de referenties of inventarisnummers die ik wil raadplegen. Al goed dat ik ondertussen getraind ben in kopiëren en plakken en tussen het wisselen van tabs in mijn webbrowser.

Gelukt! Vandaag in de loop van de dag van beide archieven een positief antwoord ontvangen: er is voor nu vrijdag nog een beschikbare plaats in de leeszaal. Oef! Beide archieven vragen of ik zo snel mogelijk wil doorgeven welke stukken ik wil raadplegen zodat ze alles nog kunnen ophalen en klaarleggen. Eén archief wijst me op het feit dat stukken in principe 1 week op voorhand dienen aangevraagd te worden. Dat wordt kopiëren en plakken en zo meteen nog alles doormailen. Al goed dat ik mijn eigen lijstje van te raadplegen archiefdocumenten heb aangelegd. Bij 1 archief is het me niet duidelijk wat ik precies moet doorgeven: de doosnummers of de inventarisnummers. Beide dan maar. Hopelijk komt alles goed. Toch maar morgen in de loop van de dag mijn e-mails checken zodat vrijdag een heel productieve verlofdag wordt.

Ik heb mijn agenda voor aanstaande vrijdag weten vrij te houden. Ik zou dan archieven ter plaatse kunnen raadplegen. Alleen weet ik niet of er die dag nog een plaats beschikbaar is in de leeszalen van de archiefinstellingen die ik wil bezoeken. Leeszaalbezoeken zijn mogelijk, maar een afspraak is nodig. Ik kan enkel via e-mail een plaats reserveren. Ik heb vrijdagavond nog een e-mail gestuurd naar de twee archieven waar ik wil langs gaan, maar ik zal wellicht pas morgen antwoord krijgen. Ik wacht nog even om vakantie aan te vragen want als in 1 van beide leeszalen geen plaats meer is dan stel ik mijn vakantie archiefdag liever uit.

In de online inventarissen van een archiefinstelling vind ik meerdere beschrijvingen mbt Catry terug. En de bestanddelen blijken gedigitaliseerd te zijn! Ik weet dat deze archiefinstelling een digitaal depot heeft en ben hoopvol: in de archiefbeschrijving wordt een link naar de gedigitaliseerde documenten getoond. Ik klik op de link met de verwachting om meteen de documenten te kunnen raadplegen. Ik land echter op het aanmeldscherm van hun digitaal depotoplossing. Ik heb vanzelfsprekend geen account en zit dus op een dood spoor. De look and feel van dit aanmeldscherm lijkt in geen enkel opzicht op die van hun beschrijvingssysteem. Zit ik nog wel juist? Even mailen naar de archiefinstelling dus...

Om de biografie van Albert Catry te kunnen schrijven, moet ik nog heel wat aanvullend archiefonderzoek uitvoeren. Ik kan wel terugvallen op mijn boek en op de bronnen en de documentatie die ik destijds verzamelde, maar een biografie vergt een andere benadering en omvat veel decennia. Bovendien vestigde Catry zich pas in 1926 in Roeselare. Hij was op dat moment al 30 jaar. Ook voor de periode 1935 tot aan zijn overlijden in 1941 beschik ik over niet veel informatie over Catry. Hij nam toen ogenschijnlijk een minder vooraanstaande rol in, maar was dat ook zo? In mijn zoektocht naar relevante archiefdocumenten breng ik veel tijd door op de websites van archiefinstellingen. Gelukkig heb ik enkele goede aanknopingspunten.  Mijn ervaringen lopen sterk uiteen. Op de ene website vind ik online stukbeschrijvingen van brieven terug, op een andere website vind ik alleen maar de beschrijvingen van foto's, documentatie en publicaties terug. Hier zijn geen archiefinventarissen online beschikbaar

Andries en ik hebben deze avond een eerste afspraak. Via Teams want het is immers volop coronaperiode. Ter voorbereiding van het gesprek heb ik het voorbije weekend de documentatie van mijn licentiaatsverhandeling opnieuw van zolder gehaald. Ik heb die net drie maanden geleden verhuisd van mijn bureau naar de zolder. Al die jaren heb ik mijn aantekeningen en kopieën zorgvuldig bijgehouden want ik speelde nog altijd met het idee om bepaalde aspecten verder uit te diepen of het onderzoek door te trekken naar de Tweede Wereldoorlog. In de kerstvakantie van 2020-2021 zag het er niet naar uit dat dit er nog eens van zou komen. De wereld van digitale transformatie slorpte me volledig op. Geschiedenis en archief waren van mijn radar verdwenen. Het gesprek met Andries verloopt bijzonder aangenaam. Na een uitgebreide kennismaking vertel ik Andries wat ik allemaal weet van zijn grootvader. Dat is meer dan wat er in mijn boek staat. Zijn rol als studentenleider en voorzitter van het A.K.V.S . ver

Ik werk voor de nieuwe Chief Digital Officer van de stad Antwerpen. Ik ben vanuit het FelixArchief gedetacheerd naar de taskforce digitale transformatie. Deze taskforce legt de digitale transformatiestrategie voor de stad Antwerpen vast. Een hectische tijd met heel veel vergaderingen, presentaties en werkgroepen met als rode draad persona's, hun beleving en hun klantenreizen. Doel is een optimale digitale dienstverlening en beleving voor al onze stadsgebruikers. Sleutelen aan het strategiedocument is iets voor de avond- en weekenduren. Zo ook deze donderdagavond. Mijn aandacht voor het strategiedocument verslapt wanneer ik even na 21u een e-mail van een zekere Andries G. ontvang. De naam zegt me niet meteen iets, maar het onderwerp prikkelt mijn nieuwsgierigheid: "Boek van Filip Boudrez". Andries stelt zich voor als kleinzoon van Albert Catry  (1896-1941). Het strategiedocument is nu even niet meer relevant: de digitale toekomst van Antwerpen moet plaats ruimen voor een s