Digitale transformatie en archieven

Zoeken op de website van het archief of de bibliotheek levert geen relevante zoekresultaten op, maar als je zoekt via Google dan vind je het wel. Al meer dan eens meegemaakt. Jullie ook? Nu krijgt dit verschijnsel een extra dimensie. Via de online catalogus is een gedigitaliseerd tijdschrift raadpleegbaar, maar enkel voor de docenten en de studenten van de onderwijsinstelling. Dan ben ik helaas niet. Maar wacht, via Google vind ik wel een link naar een downloadbare PDF. En wat blijkt? De link werkt en blijkt ook nog eens logisch te zijn opgebouwd. Meer heb ik niet nodig. Ik download meteen alle jaargangen. Zouden ze dit weten bij de bibliotheek? Ik vermoed van niet. Alle jaargangen doorploegen is een hele klus, maar er blijkt tekstherkenning toegepast te zijn. Snel even een scriptje schrijven en op 15 minuten tijd zijn alle pagina's doorzocht!

In een inventaris van een privé-archief trof ik een beschrijving aan die mijn aandacht trok: een beschrijving van een register. Enkele maanden geleden vroeg ik het al aan bij de archiefinstelling, maar bij mijn leeszaalbezoek meldde de leeszaalvoorzitter dat het register zoek was. De voorbije week bracht ik opnieuw een bezoek aan dezelfde archiefinstelling. Ik waagde opnieuw mijn kans. Bij mijn aankomst meldde de leeszaalvoorzitter dat het register nog steeds niet terecht was. Bovendien was er weinig tijd om te zoeken want er is een interne verhuisoperatie aan de gang. Backoffice krijgt dus voorrang op frontoffice dacht ik bij mezelf. Maar kom, de leeszaalvoorzitter zou opnieuw navraag doen bij de archivaris. Bij het verlaten van de archiefinstelling liep ik de collega-archivaris tegen het lijf. Ik kon het niet nalaten mijn ervaring te delen, waarop de collega-archivaris naar zijn bureau rende en met het register terugkeerde. Het register bleek overigens niets meer dan een schriftje te

Op de website van een archiefinstelling kun je inventarissen raadplegen. Nu bots ik op een vermelding van enkele inventarissen, maar de inventarissen zelf en de beschrijving van de archiefbestanddelen zijn niet online beschikbaar. "Gelieve de inventaris te raadplegen in de leeszaal van [...]" Spijtig. Een voorlopige werkinventaris, een plaatsingslijst, een overdrachtslijst, enz. zou de digitale gebruiker al een pak verder kunnen helpen. Zo moeilijk kan het toch niet zijn om een digitaal document te publiceren. Desnoods een ingescand PDF-ke als het echt niet anders kan. Niet de meest ideale oplossing anno 2022 maar het zou de klant wel verder kunnen helpen en een fysiek plaatsbezoek kunnen uitsparen. De leeszaal van de archiefinstelling in kwestie is enkel open van dinsdag tem vrijdag van 8u30-16u30. De archiefinstelling beschikt over een goede website, die onder meer de functionaliteit biedt om bijlagen aan archiefbeschrijvingen te koppelen. Een bijlage zou bijvoorbeeld een i

Een openbare archiefdienst bewaart enkele brieven die mij interesseren. Eén van die brieven is geschreven door Catry en is momenteel de oudste brief die ik van hem kon opsporen (september 1917). Ik maak een afspraak om de stukken ter plaatse te raadplegen. Opnieuw verloopt alle communicatie via e-mail. Na wat zoeken en puzzelen in mijn agenda vind ik een gaatje om bij het archief langs te gaan. Dat kan alleen tijdens kantooruren, en dan ben ik zelf aan het werk. Uiteindelijk vind ik een moment dat past voor de archiefdienst en voor mezelf. De afspraak wordt vastgelegd. Twee dagen op voorhand krijg ik echter bericht dat de afspraak wordt geannuleerd: er vindt een netwerkonderhoud plaats en raadplegingen zijn niet mogelijk. Vreemd... ik denk dat ik prima analoge stukken kan raadplegen zonder hiervoor een netwerk nodig te hebben. Soit, ik bevestig dat ik de annulatie goed heb ontvangen en noteer voor mezelf dat ik op zoek moet naar een nieuwe datum. Een week later ontvang ik opnieuw een e

Ik besteedde er al aandacht aan: links naar gedigitaliseerde / digitale archieven die enkel beschikbaar zijn voor gebruikers die zich kunnen authenticeren ( link ). Je geeft je klant het gevoel dat het einddoel van de archiefreis binnen bereik ligt, maar de klant botst op een aanmeldscherm waarvoor hij/zij geen account heeft (en er ook geen kan aanmaken). Een bibliotheek publiceert op zijn internetwebsite hyperlinks die enkel onsite werken. Een maatregel om auteursrechten te respecteren. Ja, dat begrijp ik wel. Maar heeft iemand zich al afgevraagd hoe dit overkomt bij de klant: er wordt een knop 'Bekijk online' of er worden hyperlinks getoond, maar een online klant kan de items niet raadplegen. Het zou even goed een 404-error of een dode link kunnen zijn, en eigenlijk is dat het wel voor de online klant die niet onsite is. Volgens mij moet het mogelijk zijn om andere informatie te tonen voor onsite dan voor online klanten. 

Op veel websites van archieven en bibliotheken is een full text zoekoptie beschikbaar. Top! Ik maak er graag gebruik van. Alleen is het niet duidelijk hoe de zoekmachines omgaan met varianten in schrijfwijzen. Veel uitleg of documentatie vind ik hierover niet terug, en dat is wel spijtig. Nu weet ik als gebruiker niet of de zoekmachine uit eigen beweging al resultaten met varianten vermeld of niet. Wel lastig als schrijfwijzen als Rousselaere, Roeselaere of Roeselare werden gehanteerd tijdens het interbellum. En dan vergeet ik nog Roulers. Ook Catry wordt wel eens als 'Catrij' geschreven, Albert als Berten en bij de mogelijke schrijfwijzen van Jozef De Bruycker kan iedereen zich wel iets voorstellen. Kortom, om zeker te zijn voer ik dus zelf de mij bekende verschillende schrijfwijzen op als zoekterm. Een kleine inspanning, die me al menig zoekresultaten opleverde, maar zou iedere gebruiker daar aan denken of die inspanning leveren? En als er inderdaad op varianten wordt gezocht

Verhip. Een wetenschappelijke bibliotheek heeft een krant gedigitaliseerd die ik wil raadplegen. In de online catalogus vind ik bij de beschrijving links naar de PDF-bestanden met de gedigitaliseerde jaargangen. Hoera! Wat een luxe. Mijn enthousiasme is echter van korte duur: aanmelden met een gebruikersaccount van de organisatie is vereist. Externe gebruikers zoals ik kunnen geen zo'n account aanmaken. Bummer. Zo dicht bij het doel, en op de valreep botsen op de ervaring: "...the computer says no...". Even mailen naar de bibliotheek. Ik krijg binnen de dag antwoord, maar niet het antwoord waar ik op hoopte: ik ben van harte welkom in de bibliotheek, kan een publiekspc gebruiken en mag de PDF-bestanden downloaden op een zelf meegebrachte USB-stick. In mijn geval betekent dit 100 km reizen om enkele PDF-bestanden te downloaden. Dat kost me tijd, maar dat vergroot vooral ook mijn ecologische voetafdruk ... Zouden rechthebbenden echt nog auteursrechten innen voor een krant v

Een relevante krant uit de jaren '30 kan ik op microfilm raadplegen in de leeszaal van een bewaarinstelling. Maar wat een gedoe... Ik sukkel om de filmrol correct op het leestoestel geplaatst te krijgen. Gelukkig is een leeszaalmedewerker heel hulpvaardig. Merci! Nu de filmrol gemonteerd is, kan ik starten met het doorbladeren van de krant. Ook dat is een heel gedoe. De krantenartikelen zijn niet leesbaar genoeg. Ligt het aan mijn ogen? Ik speel met de instellingen en pas de contrasten aan. Pas na 30 minuten slaag ik er in om een leesbaar beeld op scherm te krijgen. Zut: een half uur verloren, maar ik kan starten met het doorbladeren van de krant. Ook dit laatste is een gesukkel. Doorspoelen naar het volgende beeld is met de digitale bediening tijdrovend. Ik denk terug aan de tijd waarin ik manueel naar de volgende beelden doorspoelde. Dat moet zo'n 25 jaar geleden zijn. Dat ging toch sneller in mijn herinnering. Nu moet ik telkens vooruit en achteruit spoelen om het beeld goed

Een online archiefbeschrijving van een bestanddeel bevat een link naar een gedigitaliseerde foto. Die foto is blijkbaar vrij van auteursrechten en is dus online beschikbaar. Mooi! Minder mooi vind ik het watermerk op de foto. Tot 2 keer toe staat de naam van de archiefbeherende instelling als watermerk op de foto. Waarom?

Een stadsarchief biedt een aparte website aan voor het doorzoeken en het raadplegen van genealogische bronnen. Je kan er de openbare akten burgerlijke stand en bevolkingsregisters raadplegen. Je moet je wel eerst registreren want enkel aangemelde gebruikers kunnen zoeken en raadplegen. Waarom dit obstakel inbouwen? "We vragen enkel om je even te registeren. Geen paniek, dit duurt slechts enkele seconden en is volledig gratis." Nee, ik panikeer niet hoor. Ik begrijp alleen niet waarom gebruikers zich eerst moeten registreren.

Zoeken in een fotocollectie blijkt bij een openbare archiefdienst gelijk te staan met full text zoeken in een PDF-bestand van 9122 pagina's. Dit PDF-bestand is zo te zien een rapport uit een database met ca. 45000 beschrijvingen. Er staan gemiddeld 5 beschrijvingen op 1 pagina. Elke beschrijving bestaat uit 4 velden: fotonummer, beschrijving, gemeente en straat. Nee, er is geen apart veld voor datering. Soms staat een datering in het veld beschrijving, maar heel veel soms ook niet.  De foto's zelf worden niet bij de beschrijving getoond, ook niet in miniatuurweergave bijvoorbeeld. "De dienst Archief heeft een rijke fotocollectie [...] " 

Goed en slecht nieuws. Vandaag antwoord van defensie ontvangen. En nu weet ik ongeveer vanaf wanneer het dossier raadpleegbaar zal zijn. Zover het goede nieuws. Het slechte nieuws is het dossier pas in de loop van 2024 zal raadpleegbaar zijn. Het archief verhuist: 40000 archiefdozen worden overgebracht en dat zal dus ongeveer anderhalf jaar duren. Gedurende deze periode zijn de archieven niet raadpleegbaar. Opnieuw alle begrip voor de werkzaamheden van de vakgenoten, maar anderhalf jaar om 40000 archiefdozen te verhuizen en geen enkele dienstverlening tijdens deze periode? 

" Jammer genoeg kan ik u geen informatie geven betreffende de sluitingsperiode van de dienst Archieven..." Dit antwoord kreeg ik op mijn vraag vanaf wanneer ik het dossier van Catry kon inkijken. Opnieuw terugmailen dus. Nu met de vraag wie me wel deze info kan verschaffen. Ja, om aan archiefonderzoek te doen moet je je blijkbaar wel vastbijten en doorzetten. En dat in tijden van gebruikersgemak, laagdrempeligheid, intuïetiviteit, creatieve afbraak, enz.

Woehoe! In het archief van defensie is een tweede dossier op naam van Albert Catry aanwezig.  Mijn vermoeden is dus correct. Ik ontving hiervan vandaag de bevestiging. En die liet gelukkig geen 8 weken op zich wachten. Minder leuk nieuws is dat de dienst gesloten is wegens een verhuis van het archief. Tot hoe lang is de archiefdienst gesloten? Vanaf wanneer kan ik het dossier raadplegen? Nee, die informatie wordt me niet meegedeeld. Eventjes terugmailen dus... Opnieuw wachten dus.

Vandaag is het een brugdag. Ik heb vrijaf. Ideaal moment dus om boeken, kranten of archieven in een leeszaal te raadplegen. Alleen blijken er op deze dag niet zo veel archieven of bibliotheken open te zijn. Wel integendeel, het is zoeken om er eentje te vinden. Gelukkig is vandaag de Consciencebibliotheek open. Ik kan er o.a. hun exemplaren van de West-Vlaming raadplegen.  Vorige zondag vroeg ik de kranten aan via hun website. Ik reserveerde ook enkele boeken die op mijn raadpleeglijstje stonden. Maandag ontving ik al voor elke bestelling een mail met de mededeling dat de werken klaar lagen. Bij aankomst in de leeszaal blijkt dat de Consciencebibliotheek maar een klein aantal exemplaren van de West-Vlaming in zijn collectie heeft. Ik spreek kort even met de leeszaalvoorzitter over de fragmentarische bewaring van deze krant. Meteen biedt hij aan om hun exemplaren op de lijst van te digitaliseren werken te plaatsen. Top! In de open kasten van de leeszaal staan de registers op het Belgisc

Vandaag 2 berichten ontvangen van defensie. Een eerste om te melden dat mijn e-mailbericht goed is ontvangen. Welk e-mailbericht? Of bedoelen ze mijn vraag die ik via het contactformulier stelde? Soit, heb ik tegen 18 juli 2022 niets meer vernomen van hun kant dan mag ik een reminder sturen. Ik moet dit dus zelf in mijn agenda noteren. Het tweede bericht komt van de dienst 'Classified Archives'. Ze hebben mijn vraag goed ontvangen. De wachttijd kan oplopen tot 8 weken.

De samenstelling van het militaire persoonsdossier van Albert Catry blijft vragen oproepen: het valt me op dat het dossier enkel documenten van 1918 en later bevat. Catry werd oorlogsvrijwilliger in 1915. Zou er dan toch nog een tweede persoonsdossier over hem zijn? Dit zou dan de stukken bevatten voor zijn promotie tot onderofficier. Defensie bewaart persoonsdossiers van militairen bij twee verschillende diensten. De officierendossiers vormen een aparte reeks en worden bewaard bij het Legermuseum. Van dit dossier vond ik een online beschrijving en heb ik een reproductie laten maken. Toch maar even contact opnemen met de andere dienst en uitleggen waarom ik denk dat er misschien een tweede persoonsdossier bestaat. Op de website van het Legermuseum vind ik een e-mailadres voor deze tweede dienst. Ik mail naar dit adres maar ontvang meteen een automatisch bericht: "De Dienst Archieven van de Algemene Directie Human Resources (HRA/E/N/Arch) is vanaf 1 april 2022 gesloten wegens de ve

Het voorbije jaar is mijn zoektocht niet altijd even succesvol geweest. Enkele relevante archieven zijn nog niet geïnventariseerd of archiefdozen blijken spoorloos. Ik heb een lijstje bijgehouden van op te volgen archieven, maar wat doe ik er mee: stuur ik om de zoveel maanden een herinnering naar die archieven,  gaan ze mij contacteren of ontvang ik een pushmelding met als onderwerp "Nu beschikbaar voor jou"? Ik acht optie 2 en 3 weinig waarschijnlijk. Ik dreig dus als stalker naam te maken.

Catry verbleef in april 1924 op een adres in een West-Vlaamse stad dat ik niet meteen verwachtte en ook niet kan plaatsen. Bij wie verbleef hij? Wie woonde er op dat adres? Een zoektocht in de lokale kranten levert niets op. Het bevolkingsregister dan maar proberen te raadplegen. De bevolkingsregisters 1920-'30 zijn nog niet openbaar, maar enkele oudere wel en die blijken gedigitaliseerd te zijn. Toch maar even proberen. De gedigitaliseerde bevolkingsregisters worden beschikbaar gesteld via een beeldbank. De gedigitaliseerde bevolkingsregisters op een efficiënte wijze raadplegen blijkt echter niet mogelijk. In die beeldbank kan ik enkel full text zoeken en filteren.  Full text zoeken levert niets op. Dat is niet verwonderlijk: de relevante gegevens in een bevolkingsregister zijn met de hand geschreven. Enkel de voorgedrukte tekst is doorzoekbaar, maar daar is een gebruiker als ik helemaal niet naar op zoek. Ook het filteren blijkt een lijdensweg te zijn. De weergave van de register

Een aantal archieven en vooral bibliotheken bieden bij hun beschrijvingen permalinks aan. Ideaal om op te slaan in mijn overzichtje 'Nog te raadplegen'. Lastig is wel dat deze permalinks blijkbaar niet bedoeld zijn om gebruikt te worden bij het raadplegen van deze stukken. Zo verschijnt na het klikken op de permalink geen bestelknop. Die knop verschijnt alleen maar als je de zoekopdracht op de website helemaal opnieuw uitvoert. Dat maakt dat die permalinks voor mij niet zo nuttig zijn.