Digitale transformatie en archieven

Zoeken op de website van het archief of de bibliotheek levert geen relevante zoekresultaten op, maar als je zoekt via Google dan vind je het wel. Al meer dan eens meegemaakt. Jullie ook? Nu krijgt dit verschijnsel een extra dimensie. Via de online catalogus is een gedigitaliseerd tijdschrift raadpleegbaar, maar enkel voor de docenten en de studenten van de onderwijsinstelling. Dan ben ik helaas niet. Maar wacht, via Google vind ik wel een link naar een downloadbare PDF. En wat blijkt? De link werkt en blijkt ook nog eens logisch te zijn opgebouwd. Meer heb ik niet nodig. Ik download meteen alle jaargangen. Zouden ze dit weten bij de bibliotheek? Ik vermoed van niet. Alle jaargangen doorploegen is een hele klus, maar er blijkt tekstherkenning toegepast te zijn. Snel even een scriptje schrijven en op 15 minuten tijd zijn alle pagina's doorzocht!

In een inventaris van een privé-archief trof ik een beschrijving aan die mijn aandacht trok: een beschrijving van een register. Enkele maanden geleden vroeg ik het al aan bij de archiefinstelling, maar bij mijn leeszaalbezoek meldde de leeszaalvoorzitter dat het register zoek was. De voorbije week bracht ik opnieuw een bezoek aan dezelfde archiefinstelling. Ik waagde opnieuw mijn kans. Bij mijn aankomst meldde de leeszaalvoorzitter dat het register nog steeds niet terecht was. Bovendien was er weinig tijd om te zoeken want er is een interne verhuisoperatie aan de gang. Backoffice krijgt dus voorrang op frontoffice dacht ik bij mezelf. Maar kom, de leeszaalvoorzitter zou opnieuw navraag doen bij de archivaris. Bij het verlaten van de archiefinstelling liep ik de collega-archivaris tegen het lijf. Ik kon het niet nalaten mijn ervaring te delen, waarop de collega-archivaris naar zijn bureau rende en met het register terugkeerde. Het register bleek overigens niets meer dan een schriftje te...

Op de website van een archiefinstelling kun je inventarissen raadplegen. Nu bots ik op een vermelding van enkele inventarissen, maar de inventarissen zelf en de beschrijving van de archiefbestanddelen zijn niet online beschikbaar. "Gelieve de inventaris te raadplegen in de leeszaal van [...]" Spijtig. Een voorlopige werkinventaris, een plaatsingslijst, een overdrachtslijst, enz. zou de digitale gebruiker al een pak verder kunnen helpen. Zo moeilijk kan het toch niet zijn om een digitaal document te publiceren. Desnoods een ingescand PDF-ke als het echt niet anders kan. Niet de meest ideale oplossing anno 2022 maar het zou de klant wel verder kunnen helpen en een fysiek plaatsbezoek kunnen uitsparen. De leeszaal van de archiefinstelling in kwestie is enkel open van dinsdag tem vrijdag van 8u30-16u30. De archiefinstelling beschikt over een goede website, die onder meer de functionaliteit biedt om bijlagen aan archiefbeschrijvingen te koppelen. Een bijlage zou bijvoorbeeld een i...

Een openbare archiefdienst bewaart enkele brieven die mij interesseren. Eén van die brieven is geschreven door Catry en is momenteel de oudste brief die ik van hem kon opsporen (september 1917). Ik maak een afspraak om de stukken ter plaatse te raadplegen. Opnieuw verloopt alle communicatie via e-mail. Na wat zoeken en puzzelen in mijn agenda vind ik een gaatje om bij het archief langs te gaan. Dat kan alleen tijdens kantooruren, en dan ben ik zelf aan het werk. Uiteindelijk vind ik een moment dat past voor de archiefdienst en voor mezelf. De afspraak wordt vastgelegd. Twee dagen op voorhand krijg ik echter bericht dat de afspraak wordt geannuleerd: er vindt een netwerkonderhoud plaats en raadplegingen zijn niet mogelijk. Vreemd... ik denk dat ik prima analoge stukken kan raadplegen zonder hiervoor een netwerk nodig te hebben. Soit, ik bevestig dat ik de annulatie goed heb ontvangen en noteer voor mezelf dat ik op zoek moet naar een nieuwe datum. Een week later ontvang ik opnieuw een e...

Ik besteedde er al aandacht aan: links naar gedigitaliseerde / digitale archieven die enkel beschikbaar zijn voor gebruikers die zich kunnen authenticeren ( link ). Je geeft je klant het gevoel dat het einddoel van de archiefreis binnen bereik ligt, maar de klant botst op een aanmeldscherm waarvoor hij/zij geen account heeft (en er ook geen kan aanmaken). Een bibliotheek publiceert op zijn internetwebsite hyperlinks die enkel onsite werken. Een maatregel om auteursrechten te respecteren. Ja, dat begrijp ik wel. Maar heeft iemand zich al afgevraagd hoe dit overkomt bij de klant: er wordt een knop 'Bekijk online' of er worden hyperlinks getoond, maar een online klant kan de items niet raadplegen. Het zou even goed een 404-error of een dode link kunnen zijn, en eigenlijk is dat het wel voor de online klant die niet onsite is. Volgens mij moet het mogelijk zijn om andere informatie te tonen voor onsite dan voor online klanten. 

Op veel websites van archieven en bibliotheken is een full text zoekoptie beschikbaar. Top! Ik maak er graag gebruik van. Alleen is het niet duidelijk hoe de zoekmachines omgaan met varianten in schrijfwijzen. Veel uitleg of documentatie vind ik hierover niet terug, en dat is wel spijtig. Nu weet ik als gebruiker niet of de zoekmachine uit eigen beweging al resultaten met varianten vermeld of niet. Wel lastig als schrijfwijzen als Rousselaere, Roeselaere of Roeselare werden gehanteerd tijdens het interbellum. En dan vergeet ik nog Roulers. Ook Catry wordt wel eens als 'Catrij' geschreven, Albert als Berten en bij de mogelijke schrijfwijzen van Jozef De Bruycker kan iedereen zich wel iets voorstellen. Kortom, om zeker te zijn voer ik dus zelf de mij bekende verschillende schrijfwijzen op als zoekterm. Een kleine inspanning, die me al menig zoekresultaten opleverde, maar zou iedere gebruiker daar aan denken of die inspanning leveren? En als er inderdaad op varianten wordt gezocht...

Verhip. Een wetenschappelijke bibliotheek heeft een krant gedigitaliseerd die ik wil raadplegen. In de online catalogus vind ik bij de beschrijving links naar de PDF-bestanden met de gedigitaliseerde jaargangen. Hoera! Wat een luxe. Mijn enthousiasme is echter van korte duur: aanmelden met een gebruikersaccount van de organisatie is vereist. Externe gebruikers zoals ik kunnen geen zo'n account aanmaken. Bummer. Zo dicht bij het doel, en op de valreep botsen op de ervaring: "...the computer says no...". Even mailen naar de bibliotheek. Ik krijg binnen de dag antwoord, maar niet het antwoord waar ik op hoopte: ik ben van harte welkom in de bibliotheek, kan een publiekspc gebruiken en mag de PDF-bestanden downloaden op een zelf meegebrachte USB-stick. In mijn geval betekent dit 100 km reizen om enkele PDF-bestanden te downloaden. Dat kost me tijd, maar dat vergroot vooral ook mijn ecologische voetafdruk ... Zouden rechthebbenden echt nog auteursrechten innen voor een krant v...