Digitale transformatie en archieven

Als archivaris weet ik van een aantal archiefdiensten welke toepassing ze gebruiken voor het beheren en het beschrijven van de archieven. Eén van de archiefdiensten met relevante archieven over Catry werkt met een toepassing die bijzonder hoog staat aangeschreven in de archiefwereld. Alleen merk ik daar als gebruiker niet zo veel van. In het archievenoverzicht hangen nog heel veel ongepubliceerde beschrijvingen. Online gebruikers weten dit niet. Ik weet dit dankzij de archiefmedewerkers (mail en leeszaalbezoek). Ik kan daar wel een export van ontvangen, maar dat productieproces neemt naar verluidt veel tijd in beslag. En dat merk ik ook: er zitten meerdere dagen tussen vraag en antwoord.

Opvallend: andere leeszaalbezoekers die een dorstje hebben, hun flesje cola/water gewoon bij zich hebben in de leeszaal en er geregeld van nippen. Drinken is dus toegestaan in bepaalde leeszalen. Dit zijn dan leeszalen met aandacht voor de klantnoden en -beleving?

Vandaag opnieuw leeszaalbezoek. De aangevraagde inventarisnummers lagen voor me klaar aan de balie bij de studiezaalmedewerker. In dit archief mag je slechts 1 inventarisnummer tegelijk raadplegen. Als archivaris begrijp ik de logica: vermijden dat archiefgebruikers stukken uit verschillende inventarisnummers verkeerd opbergen. Als archiefgebruiker betekende dit echter dat ik gedurende anderhalf uur de leeszaalvoorzitter heb gemonopoliseerd. De inventarisnummers met briefwisseling van 1 jaar bleken dikwijls amper maar een paar brieven te bevatten. Op enkele minuten tijd had ik 1 inventarisnummer geraadpleegd. Soms volstond zelfs 1 blik op de inhoud van de omslag om te zien dat er geen brieven mbt Catry aanwezig waren.  De studiezaalvoorzitter was dus mijn persoonlijke assistent en kon enkel bezig zijn met het ontvangen en overhandigen van inventarisnummers. Tijd voor ander werk had de brave man niet. Ik voelde me er ongemakkelijk bij en heb me een paar keer verontschuldigd.

Ik bereid mijn volgende leeszaalbezoek voor. Ik moet hiervoor spreekwoordelijk naar de andere kant van het land. Best goed voorbereiden en opnieuw proberen er het maximale uit te halen. Af en toe is een archiefraadpleging een "long shot": op basis van de archiefbeschrijving weet ik op voorhand niet of er stukken mbt Catry aanwezig zijn, maar gelet op de context is er een realistische kans. Dit is nu ook het geval: ik wil het archief van een goede vriend van Catry raadplegen. Ik weet op basis van een ander archief dat ze met elkaar correspondeerden en ik acht de kans groot dat in het archief nog relevante stukken zijn bewaard.  In de inventaris vind ik de beschrijvingen van de briefwisseling terug. Alle brieven van 1 jaar hebben in dit archief 1 inventarisnummer gekregen. Voor de periode 1903-1941 betekent dit dus 39 inventarisnummers. Naast briefwisseling wil ik ook nog andere archiefstukken raadplegen.  Opnieuw verloopt alle voorbereiding van dit leeszaalbezoek via e-mail. V...

Het archief is zoek! Ik vind bij een tweetal archieven beschrijvingen die me interesseren, maar de stukken blijken onvindbaar. Eén archief meldt dat de archiefdoos zoek is, het andere archief meldt dat de datering van de jaargangen verkeerd is. Ik ben ontgoocheld. Ik had me al verlekkerd op het raadplegen van deze stukken en was hoopvol dat ze me nieuwe informatie over Catry zouden verschaffen. Soit, kan gebeuren. Alle begrip. Iets minder voor het feit dat de beschrijvingen niet worden aangepast. Zo worden ook andere archiefgebruikers op het verkeerde been gezet.

Ik ben volop brieven van Albert Catry aan het raadplegen (lees: fotograferen). De - overigens zeer vriendelijke en behulpzame - leeszaalvoorzitter heeft blijkbaar zo meteen een online vergadering want is druk in de weer om een headset op haar pc aan te sluiten. Of zou ze naar wat muziek luisteren?  Nee, het blijkt toch een vergadering te zijn. Ze heeft een afspraak met een archiefcollega om samen de openstaande mails in de postbus van de archiefdienst te overlopen. Ik fotografeer verder, maar kan niet verhinderen dat ik de conversatie meevolg. De e-mails worden 1 voor 1 overlopen: de naam van de afzender, het onderwerp, de vraag en haar voorstel van antwoord. Er zijn blijkbaar wel wat openstaande e-mails want dit overleg duurt nu al bijna een half uur. Enkele afzenders ken ik en hier en daar zou ik het antwoord willen aanvullen. Maar ik fotografeer naarstig verder.

Het valt mij op dat op de meeste websites die gedigitaliseerde archieven en kranten beschikbaar stellen de functionaliteiten voor het downloaden van de beelden uitgeschakeld zijn. Blijkbaar vinden bibliotheken en archieven het niet zo fijn dat gebruikers de beelden kunnen downloaden. Voor auteursrechtelijk beschermd materiaal kan ik dat natuurlijk wel begrijpen, alleen is het online beschikbaarstellen al een overtreding op zich. Waarom dan verhinderen dat ik zelf een kopie voor privé-doeleinden kan downloaden? Voor auteursrechtvrij materiaal begrijp ik dit helemaal niet: waarom proberen te verhinderen dat archiefgebruikers hun eigen digitale kopie kunnen bewaren? Ik schrijf bewust "proberen", want bij alle websites vind ik wel een manier om de beelden te downloaden en zo mijn bronnen lokaal op te slaan. Waarom het archiefgebruikers moeilijk maken?