Digitale transformatie en archieven

Het archief is zoek! Ik vind bij een tweetal archieven beschrijvingen die me interesseren, maar de stukken blijken onvindbaar. Eén archief meldt dat de archiefdoos zoek is, het andere archief meldt dat de datering van de jaargangen verkeerd is. Ik ben ontgoocheld. Ik had me al verlekkerd op het raadplegen van deze stukken en was hoopvol dat ze me nieuwe informatie over Catry zouden verschaffen. Soit, kan gebeuren. Alle begrip. Iets minder voor het feit dat de beschrijvingen niet worden aangepast. Zo worden ook andere archiefgebruikers op het verkeerde been gezet.

Ik ben volop brieven van Albert Catry aan het raadplegen (lees: fotograferen). De - overigens zeer vriendelijke en behulpzame - leeszaalvoorzitter heeft blijkbaar zo meteen een online vergadering want is druk in de weer om een headset op haar pc aan te sluiten. Of zou ze naar wat muziek luisteren?  Nee, het blijkt toch een vergadering te zijn. Ze heeft een afspraak met een archiefcollega om samen de openstaande mails in de postbus van de archiefdienst te overlopen. Ik fotografeer verder, maar kan niet verhinderen dat ik de conversatie meevolg. De e-mails worden 1 voor 1 overlopen: de naam van de afzender, het onderwerp, de vraag en haar voorstel van antwoord. Er zijn blijkbaar wel wat openstaande e-mails want dit overleg duurt nu al bijna een half uur. Enkele afzenders ken ik en hier en daar zou ik het antwoord willen aanvullen. Maar ik fotografeer naarstig verder.

Het valt mij op dat op de meeste websites die gedigitaliseerde archieven en kranten beschikbaar stellen de functionaliteiten voor het downloaden van de beelden uitgeschakeld zijn. Blijkbaar vinden bibliotheken en archieven het niet zo fijn dat gebruikers de beelden kunnen downloaden. Voor auteursrechtelijk beschermd materiaal kan ik dat natuurlijk wel begrijpen, alleen is het online beschikbaarstellen al een overtreding op zich. Waarom dan verhinderen dat ik zelf een kopie voor privé-doeleinden kan downloaden? Voor auteursrechtvrij materiaal begrijp ik dit helemaal niet: waarom proberen te verhinderen dat archiefgebruikers hun eigen digitale kopie kunnen bewaren? Ik schrijf bewust "proberen", want bij alle websites vind ik wel een manier om de beelden te downloaden en zo mijn bronnen lokaal op te slaan. Waarom het archiefgebruikers moeilijk maken?

Het blijft lastig om het archiefonderzoek uit te voeren. Leeszalen van archieven zijn enkel open op werkdagen en tijdens kantooruren. Nu en dan kan ik eens een paar uren bij een archief langs gaan, maar dat vergt een hele organisatie en heel veel heen-en-weer gemail met de archiefinstellingen. Gelukkig zijn de leeszaalmedewerkers heel behulpzaam en is er veel begrip voor een last minute aanvraag. De tijd tussendoor weet ik zinvol te besteden met een uitgebreid krantenonderzoek. De voorbije 10 jaren werden heel wat krantencollecties gedigitaliseerd en de meesten zijn online beschikbaar. Ik maak graag gebruik van de full text searchmogelijkheden, maar ben me ook bewust van de valkuilen. Er zijn wel enkele varianten in de schrijfwijze van de naam Catry mogelijk. Nu en dan blijkt de full text indexering ook niet feilloos te zijn. De meeste kranten wil ik echter systematisch doornemen, en dat blijkt niet altijd voor de hand te liggen. Dat is wat zoeken want deze 'ingang' is in de me...

Albert Catry was oorlogsvrijwilliger tijdens de Eerste Wereldoorlog. Hij promoveerde meermaals tijdens de oorlog en na de oorlog werd hij retroactief benoemd tot officier. In het archief van defensie moet dus wel een persoonsdossier van Catry aanwezig zijn. Ik vind op de website inderdaad een verwijzing naar zijn persoonsdossier terug. Ik kan het ter plaatse raadplegen of ik kan het voor me laten digitaliseren. Dat laatste kost natuurlijk wel iets, maar de keuze is snel gemaakt: een dagje Brussel om 1 dossier te raadplegen kost me meer dan de kostprijs voor de reproductie. Vandaag ontvang ik de scans. Joehoe! Ik ontvang een e-mail met een PDF in bijlage. Die PDF bevat niet de opnamen van de stukken, maar bevat de URL's voor het downloaden van de beelden. Dat wordt dus weer meerdere keren op "Opslaan als..." klikken. En ja, ze hadden die links ook gewoon in de mail zelf mogen vermelden. Had me ook nog een klik bespaard: het openen van de PDF.

Ik slaag er in om een groepsfoto met Catry te dateren. In de inventaris staat de foto beschreven als zonder datum. Even een mail sturen naar de archiefinstelling met de achterhaalde datum en mijn bronnen hiervoor. Geen respons op mijn bericht. (Ook een jaar later wordt in de online beschrijving mijn datering nog niet vermeld. Uit collegialiteit blijf ik aanvullingen en correcties op archiefbeschrijvingen doorsturen, maar zouden anderen dat ook blijven doen?)

Antwoord van de archiefinstelling met het digitaal depot: ik kan de gedigitaliseerde stukken raadplegen. Ze worden voor me klaargezet op een FTP-server en ik ontvang later de downloadlinks. Geen raadpleging vanuit de inventaris of de website van de archiefinstelling. Nog een andere look and feel dus. Dat is dan nummer 4 tijdens mijn klantenreis: 1 voor de online archiefinventaris, 1 voor het aanmeldscherm van het digitaal depot, 1 voor het online aanvraagformulier en 1 voor de FTP-download. De link die bij de online archiefbeschrijving wordt getoond is dus niet voor een externe gebruiker bedoeld. Waarom wordt die getoond of gepubliceerd?