Digitale transformatie en archieven

Antwoord van de archiefinstelling met het digitaal depot: ik kan de gedigitaliseerde stukken raadplegen. Ze worden voor me klaargezet op een FTP-server en ik ontvang later de downloadlinks. Geen raadpleging vanuit de inventaris of de website van de archiefinstelling. Nog een andere look and feel dus. Dat is dan nummer 4 tijdens mijn klantenreis: 1 voor de online archiefinventaris, 1 voor het aanmeldscherm van het digitaal depot, 1 voor het online aanvraagformulier en 1 voor de FTP-download. De link die bij de online archiefbeschrijving wordt getoond is dus niet voor een externe gebruiker bedoeld. Waarom wordt die getoond of gepubliceerd?

Gisteren opnieuw een e-mail naar een archief gestuurd: met het verzoek om digitale inventarissen of plaatsingslijsten door te mailen. Vandaag in de loop van de dag antwoord ontvangen: de leeszaalmedewerker werkt vandaag van thuis uit en kan pas morgen de documenten doorsturen.

Ik ben thuis mijn opnames van de gefotografeerde archiefstukken aan het doornemen. Veel van die archiefdocumenten werden destijds ook door mijn promotor Louis Vos geraadpleegd. Veel brieven hebben betrekking op het studententijdschrijft de Vlaamsche Vlagge. Catry werd in 1925 titelvoerend beheerder van het tijdschrift. Vos beschreef dit uitgebreid in zijn boek over de Vlaamsche Vlagge. Wacht eens... Vos verwijst naar een brief die ik niet terugvind in mijn opnames. Ik heb nochtans de volledige map gefotografeerd, of toch niet? Ik blader meerdere keren door de foto's. De opnames zijn gesorteerd volgens hun fysieke ordening in de map. Het valt me op dat dit niet chronologisch is. Ik besluit de foto's chronologisch te ordenen zodat ik het verloop van de feiten correct kan reconstrueren en interpreteren. Ik vind wel een brief met dezelfde datum , maar die is niet gericht aan de geadresseerde die Vos vermeldt. Uit het chronologisch verloop van de feiten kan de brief niet aan Leo Dum...

Vandaag ging ik bij 2 archiefinstellingen langs. Alles is prima verlopen. Ik heb alle aangevraagde stukken kunnen raadplegen. Raadplegen is eigenlijk niet correct: ik heb de relevantie stukken gewoon gefotografeerd. Tijd om de stukken ter plaatse te lezen heb ik niet. Mijn vakantiedagen zijn niet onuitputtelijk: ik maak met mijn smartphone foto's van alle archiefdocumenten en hun referenties. De stukken lees ik dan wel thuis in mijn vrije tijd. Een leeszaal is voor mij een fotografeerzaal. Dat betekent dat ik maar weinig op een stoel zit bij het doornemen van de archieven en dat het soms wat sukkelen is om een goede belichting te hebben. Gelukkig heeft mijn smartphone een goede camera en een grote opslagcapaciteit. De aangevraagde stukken en dozen staan in beide leeszalen op mij te wachten bij mijn aankomst. De dozen en omslagen staan allemaal klaar op de tafel die voor mij is gereserveerd. Dat is heel fijn. Ik hoef niet inventarisnummer per inventarisnummer aan een balie op te hal...

Antwoord van de instelling met het digitaal depot: ik moet een formulier invullen. Het formulier is gelukkig een online formulier, maar staat volledig los van de opzoek- en raadpleegflow. Gevolg: ik moet alle gegevens manueel invoeren. Ook de referenties of inventarisnummers die ik wil raadplegen. Al goed dat ik ondertussen getraind ben in kopiëren en plakken en tussen het wisselen van tabs in mijn webbrowser.

Gelukt! Vandaag in de loop van de dag van beide archieven een positief antwoord ontvangen: er is voor nu vrijdag nog een beschikbare plaats in de leeszaal. Oef! Beide archieven vragen of ik zo snel mogelijk wil doorgeven welke stukken ik wil raadplegen zodat ze alles nog kunnen ophalen en klaarleggen. Eén archief wijst me op het feit dat stukken in principe 1 week op voorhand dienen aangevraagd te worden. Dat wordt kopiëren en plakken en zo meteen nog alles doormailen. Al goed dat ik mijn eigen lijstje van te raadplegen archiefdocumenten heb aangelegd. Bij 1 archief is het me niet duidelijk wat ik precies moet doorgeven: de doosnummers of de inventarisnummers. Beide dan maar. Hopelijk komt alles goed. Toch maar morgen in de loop van de dag mijn e-mails checken zodat vrijdag een heel productieve verlofdag wordt.

Ik heb mijn agenda voor aanstaande vrijdag weten vrij te houden. Ik zou dan archieven ter plaatse kunnen raadplegen. Alleen weet ik niet of er die dag nog een plaats beschikbaar is in de leeszalen van de archiefinstellingen die ik wil bezoeken. Leeszaalbezoeken zijn mogelijk, maar een afspraak is nodig. Ik kan enkel via e-mail een plaats reserveren. Ik heb vrijdagavond nog een e-mail gestuurd naar de twee archieven waar ik wil langs gaan, maar ik zal wellicht pas morgen antwoord krijgen. Ik wacht nog even om vakantie aan te vragen want als in 1 van beide leeszalen geen plaats meer is dan stel ik mijn vakantie archiefdag liever uit.