Digitale transformatie en archieven

Zoeken in een fotocollectie blijkt bij een openbare archiefdienst gelijk te staan met full text zoeken in een PDF-bestand van 9122 pagina's. Dit PDF-bestand is zo te zien een rapport uit een database met ca. 45000 beschrijvingen. Er staan gemiddeld 5 beschrijvingen op 1 pagina. Elke beschrijving bestaat uit 4 velden: fotonummer, beschrijving, gemeente en straat. Nee, er is geen apart veld voor datering. Soms staat een datering in het veld beschrijving, maar heel veel soms ook niet.  De foto's zelf worden niet bij de beschrijving getoond, ook niet in miniatuurweergave bijvoorbeeld. "De dienst Archief heeft een rijke fotocollectie [...] " 

Goed en slecht nieuws. Vandaag antwoord van defensie ontvangen. En nu weet ik ongeveer vanaf wanneer het dossier raadpleegbaar zal zijn. Zover het goede nieuws. Het slechte nieuws is het dossier pas in de loop van 2024 zal raadpleegbaar zijn. Het archief verhuist: 40000 archiefdozen worden overgebracht en dat zal dus ongeveer anderhalf jaar duren. Gedurende deze periode zijn de archieven niet raadpleegbaar. Opnieuw alle begrip voor de werkzaamheden van de vakgenoten, maar anderhalf jaar om 40000 archiefdozen te verhuizen en geen enkele dienstverlening tijdens deze periode? 

" Jammer genoeg kan ik u geen informatie geven betreffende de sluitingsperiode van de dienst Archieven..." Dit antwoord kreeg ik op mijn vraag vanaf wanneer ik het dossier van Catry kon inkijken. Opnieuw terugmailen dus. Nu met de vraag wie me wel deze info kan verschaffen. Ja, om aan archiefonderzoek te doen moet je je blijkbaar wel vastbijten en doorzetten. En dat in tijden van gebruikersgemak, laagdrempeligheid, intuïetiviteit, creatieve afbraak, enz.

Woehoe! In het archief van defensie is een tweede dossier op naam van Albert Catry aanwezig.  Mijn vermoeden is dus correct. Ik ontving hiervan vandaag de bevestiging. En die liet gelukkig geen 8 weken op zich wachten. Minder leuk nieuws is dat de dienst gesloten is wegens een verhuis van het archief. Tot hoe lang is de archiefdienst gesloten? Vanaf wanneer kan ik het dossier raadplegen? Nee, die informatie wordt me niet meegedeeld. Eventjes terugmailen dus... Opnieuw wachten dus.

Vandaag is het een brugdag. Ik heb vrijaf. Ideaal moment dus om boeken, kranten of archieven in een leeszaal te raadplegen. Alleen blijken er op deze dag niet zo veel archieven of bibliotheken open te zijn. Wel integendeel, het is zoeken om er eentje te vinden. Gelukkig is vandaag de Consciencebibliotheek open. Ik kan er o.a. hun exemplaren van de West-Vlaming raadplegen.  Vorige zondag vroeg ik de kranten aan via hun website. Ik reserveerde ook enkele boeken die op mijn raadpleeglijstje stonden. Maandag ontving ik al voor elke bestelling een mail met de mededeling dat de werken klaar lagen. Bij aankomst in de leeszaal blijkt dat de Consciencebibliotheek maar een klein aantal exemplaren van de West-Vlaming in zijn collectie heeft. Ik spreek kort even met de leeszaalvoorzitter over de fragmentarische bewaring van deze krant. Meteen biedt hij aan om hun exemplaren op de lijst van te digitaliseren werken te plaatsen. Top! In de open kasten van de leeszaal staan de registers op het Bel...

Vandaag 2 berichten ontvangen van defensie. Een eerste om te melden dat mijn e-mailbericht goed is ontvangen. Welk e-mailbericht? Of bedoelen ze mijn vraag die ik via het contactformulier stelde? Soit, heb ik tegen 18 juli 2022 niets meer vernomen van hun kant dan mag ik een reminder sturen. Ik moet dit dus zelf in mijn agenda noteren. Het tweede bericht komt van de dienst 'Classified Archives'. Ze hebben mijn vraag goed ontvangen. De wachttijd kan oplopen tot 8 weken.

De samenstelling van het militaire persoonsdossier van Albert Catry blijft vragen oproepen: het valt me op dat het dossier enkel documenten van 1918 en later bevat. Catry werd oorlogsvrijwilliger in 1915. Zou er dan toch nog een tweede persoonsdossier over hem zijn? Dit zou dan de stukken bevatten voor zijn promotie tot onderofficier. Defensie bewaart persoonsdossiers van militairen bij twee verschillende diensten. De officierendossiers vormen een aparte reeks en worden bewaard bij het Legermuseum. Van dit dossier vond ik een online beschrijving en heb ik een reproductie laten maken. Toch maar even contact opnemen met de andere dienst en uitleggen waarom ik denk dat er misschien een tweede persoonsdossier bestaat. Op de website van het Legermuseum vind ik een e-mailadres voor deze tweede dienst. Ik mail naar dit adres maar ontvang meteen een automatisch bericht: "De Dienst Archieven van de Algemene Directie Human Resources (HRA/E/N/Arch) is vanaf 1 april 2022 gesloten wegens de ve...