Digitale transformatie en archieven

Het voorbije jaar is mijn zoektocht niet altijd even succesvol geweest. Enkele relevante archieven zijn nog niet geïnventariseerd of archiefdozen blijken spoorloos. Ik heb een lijstje bijgehouden van op te volgen archieven, maar wat doe ik er mee: stuur ik om de zoveel maanden een herinnering naar die archieven,  gaan ze mij contacteren of ontvang ik een pushmelding met als onderwerp "Nu beschikbaar voor jou"? Ik acht optie 2 en 3 weinig waarschijnlijk. Ik dreig dus als stalker naam te maken.

Catry verbleef in april 1924 op een adres in een West-Vlaamse stad dat ik niet meteen verwachtte en ook niet kan plaatsen. Bij wie verbleef hij? Wie woonde er op dat adres? Een zoektocht in de lokale kranten levert niets op. Het bevolkingsregister dan maar proberen te raadplegen. De bevolkingsregisters 1920-'30 zijn nog niet openbaar, maar enkele oudere wel en die blijken gedigitaliseerd te zijn. Toch maar even proberen. De gedigitaliseerde bevolkingsregisters worden beschikbaar gesteld via een beeldbank. De gedigitaliseerde bevolkingsregisters op een efficiënte wijze raadplegen blijkt echter niet mogelijk. In die beeldbank kan ik enkel full text zoeken en filteren.  Full text zoeken levert niets op. Dat is niet verwonderlijk: de relevante gegevens in een bevolkingsregister zijn met de hand geschreven. Enkel de voorgedrukte tekst is doorzoekbaar, maar daar is een gebruiker als ik helemaal niet naar op zoek. Ook het filteren blijkt een lijdensweg te zijn. De weergave van de register...

Een aantal archieven en vooral bibliotheken bieden bij hun beschrijvingen permalinks aan. Ideaal om op te slaan in mijn overzichtje 'Nog te raadplegen'. Lastig is wel dat deze permalinks blijkbaar niet bedoeld zijn om gebruikt te worden bij het raadplegen van deze stukken. Zo verschijnt na het klikken op de permalink geen bestelknop. Die knop verschijnt alleen maar als je de zoekopdracht op de website helemaal opnieuw uitvoert. Dat maakt dat die permalinks voor mij niet zo nuttig zijn.

De ene archiefdienst is de andere niet. En dat merk je aan de dienstverlening. In de inventarissen van enkele archiefinstellingen vind ik de beschrijving van registers die wellicht een spoor van Catry kunnen bevatten.  In de buitenlandse archiefinstelling blijken deze registers zelfs gedigitaliseerd te zijn, alleen zijn de databank en de scans enkel ter plaatse raadpleegbaar in de leeszaal. Toch maar even een poging wagen en in mijn beste Frans hen verzoeken of ze snel even willen zoeken in de databank. Helaas, ik ontvang enkel een standaardantwoord met de mededeling dat ik welkom ben in de leeszaal. Zut. Dan heb ik meer geluk dichter bij huis. In een archief in ons Franstalig landsdeel zijn de registers niet gedigitaliseerd, maar de archiefcollega is niet te beroerd om even het depot in te lopen en de registers te raadplegen. Ze verontschuldigt zich zelfs omdat ik even geduld moet oefenen: ze werkt enkele dagen van thuis uit, maar de eerstvolgende werkdag in het archief gaat ze vo...

Als archivaris weet ik van een aantal archiefdiensten welke toepassing ze gebruiken voor het beheren en het beschrijven van de archieven. Eén van de archiefdiensten met relevante archieven over Catry werkt met een toepassing die bijzonder hoog staat aangeschreven in de archiefwereld. Alleen merk ik daar als gebruiker niet zo veel van. In het archievenoverzicht hangen nog heel veel ongepubliceerde beschrijvingen. Online gebruikers weten dit niet. Ik weet dit dankzij de archiefmedewerkers (mail en leeszaalbezoek). Ik kan daar wel een export van ontvangen, maar dat productieproces neemt naar verluidt veel tijd in beslag. En dat merk ik ook: er zitten meerdere dagen tussen vraag en antwoord.

Opvallend: andere leeszaalbezoekers die een dorstje hebben, hun flesje cola/water gewoon bij zich hebben in de leeszaal en er geregeld van nippen. Drinken is dus toegestaan in bepaalde leeszalen. Dit zijn dan leeszalen met aandacht voor de klantnoden en -beleving?

Vandaag opnieuw leeszaalbezoek. De aangevraagde inventarisnummers lagen voor me klaar aan de balie bij de studiezaalmedewerker. In dit archief mag je slechts 1 inventarisnummer tegelijk raadplegen. Als archivaris begrijp ik de logica: vermijden dat archiefgebruikers stukken uit verschillende inventarisnummers verkeerd opbergen. Als archiefgebruiker betekende dit echter dat ik gedurende anderhalf uur de leeszaalvoorzitter heb gemonopoliseerd. De inventarisnummers met briefwisseling van 1 jaar bleken dikwijls amper maar een paar brieven te bevatten. Op enkele minuten tijd had ik 1 inventarisnummer geraadpleegd. Soms volstond zelfs 1 blik op de inhoud van de omslag om te zien dat er geen brieven mbt Catry aanwezig waren.  De studiezaalvoorzitter was dus mijn persoonlijke assistent en kon enkel bezig zijn met het ontvangen en overhandigen van inventarisnummers. Tijd voor ander werk had de brave man niet. Ik voelde me er ongemakkelijk bij en heb me een paar keer verontschuldigd.